薬局の中での薬歴簿の保管・管理の方法

公開日: 2015年06月05日
著者: yakujiman
Yakujiman
プロフィール
  • yakujiman
  • 製薬会社の学術関連部門・薬事関連部門にて、製品の学術資料・パンフレットの作成、通知・通達のチェックと情報収集、添付文書・製品表示の原稿作成、製品広告のチェック等の仕事をしてきました薬剤師です。関連する業界の情報等を集め、管理薬剤師のためのマニュアル等の作成も行ってきました。今まで携わっていた製品は、医療用医薬品・一般用医薬品の他にも、医薬部外品・化粧品、サプリメント、衛生雑貨、試薬といった幅広い分野に渡っています。
薬歴簿は薬のカルテと言われるもので、調剤薬局の大切な財産の一つです。法的にも厚生労働省から出されている通知でも、最終の記入日から起算して3年間保存することが求められています。薬歴簿には紙媒体によるものと電子媒体によるものがありますが、それぞれ保管・管理において注意しなければならない点があります。

薬歴簿整理の注意点と工夫ポイント

薬歴簿の保管を考えた時に、特に紙媒体での保管の場合よく問題となるのが保管スペースです。保管形態が紙媒体の場合は、通常は薬歴棚が用意されそこで整理されていくことになります。薬歴簿の保管は、名前の五十音順、生年月日順、保険別、電話番号順、患者専用カード分類等、薬局によりさまざまな分類の仕方で整理されています。薬歴簿は、多数あるファイルから目的のファイルを迅速に見つけ出せる必要があります。特に紙媒体の場合は電子薬歴のように検索してファイルを見つけることができません。また使用後は再びきちんと分類にしたがった所定の位置に戻さなければなりません。そのため、カテゴリー別にファイルの背表紙に色をつけるなどの工夫が行われます。薬歴簿の保管・管理で特に気を付けたいのが、同姓同名や同じ生年月日で同名の人がいるケースや似たような名前のケースです。間違った薬歴簿をもとに処方鑑査や服薬指導をしてしまうことがないように細心の注意が必要です。間違いを防ぐために、同姓同名がある場合や、双子の場合などは、「同姓同名注意」、「双子注意」といった注意喚起の文字を入れたり、ファイルに印をつけたりするなど工夫を行っているところもあります。

個人情報満載の薬歴簿はしっかりと管理

薬歴簿の表書きには、患者さんの名前はもちろん、年齢・性別・仕事・家族構成・既往歴・副作用歴・アレルギー等の体質、場合によっては嗜好品の摂取状況等が記載され、さらに調剤されている医薬品名など個人情報がたくさん記載されています。したがって、処方箋やカルテ等とともに、個人情報保護法を遵守し、個人情報の漏えいがないようにしっかりと保管・管理をしていかなければなりません。特に電子薬歴の場合は、データへアクセスする場合にログインを必須とするなど情報漏えいに注意しなければなりません。紙媒体のものでも、薬歴簿を開きっぱなしにして長時間離席するといったことは避けなければなりません。紙媒体の場合は調剤が終わったらすぐに元あった場所に戻し、電子媒体の場合は離席するときはパスワードを入力しないと画面が開かないようにするなど情報漏えい防止策を徹底していく必要があります。
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